В настройках Настройка - > Свойства Сообщения - > Обработка сообщения можно выбрать три варианта уведомления:
на почтовый ящик
личное сообщение
тема на форуме
Шаблон правится в меню программы Настройки - > Шаблон Тема/Приватное сообщение
Я использую последний вариант. Создается тема по прописанному шаблону (там же в настройках можно его править) в заданном форуме. Можно создавать несколько разных форм таких заявок с разными полями для ввода, и соответсвенно с разными параметрами заполнения и форумом для публикации.
По размещению - можно разместить рядом в теме сообщения кнопку с данной ссылкой и назвать ее "Оставить заявку" или сделать ссылку, например, через Custom Sidebar Blocks/